Promouvoir un événement sur internet – Cas : Holiland DKR

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La communication autour d’un événement ne se limite plus qu’aux affiches sur des lieux visités par votre cible. Grace au web, il est possible d’atteindre des millions de personnes, leur parler le concept de votre événement, vendre vos billets d’entrées, et même, rester en contact permanent avec les participants, pour répondre aux mieux à leurs attentes le jour j.

Mais comment promouvoir un événement sans affiche, sans flyers, sans publicité à la télévision ou à la radio ? C’est le pari que Events Universe a relevé, dans l’organisation du premier Festival des Couleurs de Dakar : Holiland DKR. En effet, toute la stratégie de communication de l’évènement était basée à 100% sur le Digital ! Encore mieux, pratiquement tous les efforts ont étaient concentrés sur Whatsapp et Facebook.

Une bonne communication autour d’un événement avec 0 budget, c'est POSSIBLE grâce au web. Cliquez pour Tweet

Comment faire adhérer des centaines de jeunes à un concept totalement nouveau au Sénégal, en ne communiquant que sur deux réseaux sociaux ? Nous passons au crible la stratégie de communication événementielle du premier Holi Festival des Couleurs de Dakar : Holiland DKR.

Définition de la cible et des objectifs de communication

Un ciblage précis est l’un des secrets de toutes les stratégies de communication réussies. Cet événement se déroulant en pleine vacance, deux cibles principales ont été définies :

  1. jeunes entre 15 et 25 ans vivant à Dakar, à la recherche d’une activité inédite à participer entre amis,
  2. des touristes ayant déjà participé à un Holi Festival, dans un autre pays.

Une fois la cible déterminée, il devient plus facile de choisir les canaux de communication pour l’atteindre et le ton à utiliser pour la convaincre.

Le but de cette promotion en ligne n’était pas seulement d’exposer au maximum l’évènement à la cible. En plus de la visibilité, d’autres objectifs de étaient à atteindre :

  1. expliquer le pourquoi de l’organisation de l’événement,
  2. convaincre tous les participants de venir habillés en blanc,
  3. et bien entendu, pousser à la réservation de billets d’entrée.

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Il existe des dizaines d’idées et astuces pour faire la promotion d’un événement sur internet, même si les plus courantes sont le teasing et la création d’une landing page avec la possibilité de s’inscrire en ligne.

Pour ce cas du Holiland DKR, la promotion s’est déroulée sur deux fronts, à savoir l’inscription de l’événement dans les agendas en ligne et le partage de contenu qualifié sur les réseaux sociaux.

Référencement de l’événement dans les agendas en ligne

De nombreuses plateformes web proposent aujourd’hui la mise en ligne de pages dédiées à votre événement, avec la possibilité de réserver en ligne un ticket d’entrée. Les plus connues sont sans doute EventBrite et Facebook Evénement.

Les pages Facebook Événement sont devenues incontournables dans les stratégies de promotion d'événement. Cliquez pour Tweet

Au-delà des agendas mondialement connus, il est judicieux de penser « Local » car oui, quand une personne effectue la recherche suivante par exemple : « événement à participer ce week-end à Dakar », les résultats locaux seront mis en avant. C’est ainsi que plusieurs pages dédiées au Holiland DKR ont été créées sur différents agendas en ligne : Google Evènement, Tipi Events, SunuEvent, Agendakar et Au Sénégal.

Contenu sur les réseaux sociaux pour promouvoir l’événement

La réussite de cette stratégie de communication sur internet dépendait principalement du contenu de qualité à partager, vu du nombre de canaux de communication assez réduit.

10 types de contenus ont été élaborés et déployés sur la page Facebook Evènement du festival, et sur Whatsapp, sous forme de Statut.

#1 Teasing

Le message « Get Ready ! », sur des fonds colorés, a été partagé dès le début de l’organisation de l’événement. Durant tout un mois, le message a été régulièrement partagé par les organisateurs, sans en dire plus. Quand les questions sur le teasing sont devenues de plus en plus fréquentes, le message a été remplacé par : « Vous-êtes prêts ? ».

***************GET READY************
New resolution
New concept
New deal
Holiland DKR coming soon
***************STAY TUNED***********
Events Universe Always looking for the best😉

Publié par Events Universe sur mercredi 3 mai 2017

Durant des semaines, il a été perçu comme une question, demandant si les internautes étaient prêts à découvrir les détails de l’événement, alors que c’était un indice. En effet, « Vous êtes prêts » est la question qui est toujours posée avant le jet de poudre holi, durant les holi festivals.

CONSEIL 1 : réaliser un teasing en envoyant de petits messages de temps à autres, 2 mois avant l’événement en promettant de tout révéler à une date précisée. Au fur et à mesure que celle-ci approche, donner des indices et demander aux internautes de deviner ce qui se prépare.

#2 Interview expliquant le concept Holiland DKR

Le holi festival est assez connu dans d’autres, mais ce n’était pas le cas au Sénégal. Les organisateurs ont donc réalisé une interview, avec les différents membres de l’équipe, parlant en détail du déroulement du festival, de ses origines, du lieu où il allait se dérouler, et notamment, du principal but, qui était de récolter des fonds pour le Centre Papillon Bleu, qui accueille des enfants autistes pour une scolarisation adaptée. Celle-ci a été partagée sur les pages Facebook de médias dakaroises, puis découpée en plusieurs parties de 30 secondes pour être partagé sur les statuts Whatsapp des organisations, ainsi que ceux des membres des associations soutenant l’événement.

CONSEIL 2 : réaliser une vidéo de présentation, expliquant clairement votre concept et vos motivations, puis la diffuser largement, des semaines avant votre événement. Commencez par demander à votre entourage de partager la vidéo, et dites-leur de faire de même avec leur réseau. C’est le début de toute vidéo virale.

#3 Vidéo de promotion de l’événement

En plus de la vidéo de présentation, une seconde a été plus largement diffusée : celle de la promotion de l’événement. Loin de la première, celle-ci était principalement orientée : fête, avec une vue 360° du Monument de la Renaissance Africaine et de l’attraction principale de l’événement, à savoir le jet de poudre Holi. Cette vidéo très colorée qui ne disait que : « venez faire la fête ! » a aussitôt déclenchée des réservations de billets d’entrée par des jeunes de 16 à 20 ans.

CONSEIL 3 : réaliser une vidéo de promotion pour dire à votre cible : « venez vous amuser, venez découvrir quelque chose de nouveau ! »

#4 FAQ

Une fois que la cible a commencé à montrer de l’intérêt à l’événement, les questions commençaient à tomber. Est-ce que tout le monde pouvait participer ? A combien étaient les entrées, et où les réserver ? Quel était le programme ? La poudre Holi n’était-elle pas dangereuse pour la peau ?

Les questions les plus courantes étaient partagées sur la page de l’événement, avec leurs réponses.

CONSEIL 4 : réaliser une FAQ avec les questions les plus courantes, et partager les réponses avec toute votre cible.

#5 Compte à rebours

Pour faire attendre la cible avec impatience, un compte à rebours a été lancé une vingtaine de jours avant l’événement. Chaque matin, un visuel coloré avec « jour j – x » était partagé.

Plus qu’une semaine ! Les tickets d’entrée au Festival des Couleurs – Holiland DKR sont disponibles. Appelez dès maintenant au +221 77 764 47 43 pour réserver votre billet.
#HoliDKR – Get Ready!

Publié par Events Universe sur samedi 12 août 2017

CONSEIL 5 : 15 jours avant votre évènement, partager des visuels avec la mention Jour J – x, et en profiter pour rappeler la date, l’heure et le lieu de l’événement.

#6 Messages des ambassadeurs

Revenons aux vidéos ! Pour inciter plus de personnes à prendre part au festival, des dizaines de vidéos amateurs demandant aux internautes de participer au festival, car c’était pour la bonne cause, ont été partagées. Cela avait commencé par les organisateurs qui ont été suivis par leurs réseaux, puis très vite, les célébrités s’y sont apprêtées.

*****19 aout au Monument de la Renaissance africaine*****

Retrouvez les plus grands artistes sénégalais sur la scène du…

Publié par Events Universe sur dimanche 13 août 2017

Pour donner plus d’impact à l’événement qui se préparait, les artistes qui participaient aussi au festival ont réalisé des vidéos demandant à leurs fans de ne pas rater l’événement.

CONSEIL 6 : trouver des célébrités locales ou regarder parmi les participants, des personnes connues et leur demander de réaliser des vidéos invitant à participer à l’événement.

#7 Vidéo Best Of des Holi Festivals dans le monde

Des vidéos de moins d’une minute de holi festivals qui se sont déroulés un peu partout dans le monde, ont régulièrement été partagées ; à chaque fois, en rappelant la date du Festival qui allait se tenir à Dakar.

CONSEIL 7 : partager des archives des éditions précédentes (articles parus dans la presse, vidéo, photos, livres blancs, avis) afin de montrer à votre cible qu’elle a tout intérêt à participer à votre événement.

#8 Jeu concours

Gagne 2 entrées au Festival des Couleurs de Dakar – Holiland DKR, pour TOI et TON AMI(E) !

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Publié par Events Universe sur mardi 15 août 2017

Organiser un jeu concours fait maintenant partie des actions incontournables dans la communication événementielle sur internet. Pour le Festival de couleurs de Dakar, plusieurs jeux concours avec à la clé, des entrées gratuites et des tee-shirts officiels du festival, ont été lancés. Le principe des concours était simple : partager un des visuels du Holi Festival de Dakar sur son mur Facebook, et taguer un ou deux amis. Simple mais redoutable pour gagner rapidement de la visibilité.

CONSEIL 8 : organiser un jeu concours dans le but de donner plus de visibilité à l’événement.

#9 Parler de l’avancée de l’organisation

Tout au long de l’organisation, des photos ont été partagées pour tenir les internautes informés des avancées de l’organisation.

Un jet de poudre sur l’équipe organisationnelle a été réalisé deux semaines avant le jour j, sur les lieux même de l’événement, et les photos partagées ont déclenchées encore plus de réservations de tickets d’entrée.

CONSEIL 9 : réaliser des vidéos et partager des photos de votre staff au travail, pour rassurer les participants sur le bon déroulé de l’organisation de l’événement à venir.

#10 Sponsors

Pour finir, tous les sponsors ont été honorés avec pour chacun, un message de remerciement et un visuel affichant leur logo en grand. Chacun a ensuite partagé la publication et a demandé à son réseau de retrouver l’équipe de leur entreprise à l’événement.

L’agence de communication digitale DigiSmile – Digital Agency soutient Holiland DKR!
Suivez toute l’actu du Festival des couleurs de Dakar avec le hashtag #HoliDKR!

Publié par Events Universe sur samedi 12 août 2017

CONSEIL 10 : parler des sponsors en soulignant qu’ils soutiennent l’événement, et ils se feront le plaisir de partager vos publications affichant leur logo.

10 leçons à tirer de la promotion en ligne du Festival Holiland DKR

10 conseils pour faire la promotion d'un méga événement sur les réseaux sociaux, avec un mini budget. Cliquez pour Tweet

Maintenant que vous savez tout sur la stratégie de promotion en ligne du Festival des Couleurs de Dakar – Holiland DKR, revenons sur les 10 leçons à en tirer pour vous aider à mieux gérer la communication digitale de vos événements.

Leçon 1: réaliser un teasing en envoyant de petits messages de temps à autres, 2 mois avant l’événement en promettant de tout révéler à une date précisée. Au fur et à mesure que celle-ci approche, donner des indices et demander aux internautes de deviner ce qui se prépare.

Leçon 2: réaliser une vidéo de présentation, expliquant clairement votre concept et vos motivations, puis la diffuser largement, des semaines avant votre événement. Commencez par demander à votre entourage de partager la vidéo, et dites-leur de faire de même avec leur réseau. C’est le début de toute vidéo virale.

Leçon 3 : réaliser une vidéo de promotion pour dire à votre cible : « venez vous amuser, venez découvrir quelque chose de nouveau ! »

Leçon 4: réaliser une FAQ avec les questions les plus courantes, et partager les réponses avec toute votre cible.

Leçon 5: 15 jours avant votre évènement, partager des visuels avec la mention Jour J – x, et en profiter pour rappeler la date, l’heure et le lieu de l’événement.

Leçon 6 : trouver des célébrités locales ou regarder parmi les participants, des personnes connues et leur demander de réaliser des vidéos invitant à participer à l’événement.

Leçon 7: partager des archives des éditions précédentes (articles parus dans la presse, vidéo, photos, livres blancs, avis) afin de montrer à votre cible qu’elle a tout intérêt à participer à votre événement.

Leçon 8 : organiser un jeu concours dans le but de donner plus de visibilité à l’événement.

Leçon 9: réaliser des vidéos et partager des photos de votre staff au travail, pour rassurer les participants sur le bon déroulé de l’organisation de l’événement à venir.

Leçon 10: parler des sponsors en soulignant qu’ils soutiennent l’événement, et ils se feront le plaisir de partager vos publications affichant leur logo.

Notez qu’une campagne de sponsoring de la page Facebook de l’événement a été lancée afin de regrouper des personnes pouvant être intéressées par le festival, pour ensuite les convaincre de réserver leurs entrées.

Autres conseils à adopter dans la communication web d’un événement

L’organisation d’un événement est une excellente occasion de collecter des informations de contact qui vous serviront certainement plus tard, et pourquoi pas, pour vendre vos produits et services ?

Si la réservation de place se fait en ligne, vous aurez une liste d’adresses email pour vos prospections. Si par contre elle se fait au téléphone, n’hésitez pas à demander une adresse email avec l’argument d’envoyer la version électronique du billet ou badge, une facture, ou encore pour rappeler l’événement au participant, deux jours avant le jour j.

En parlant de « jour j », n’hésitez surtout pas à faire du Live sur votre page Facebook, sur Twitter, ou sur un tout autre réseau social où vos participants sont le plus actifs. Créez un Hashatg facile à retenir et parlez-en tout au long de votre promotion. Si vous êtes sur SnapChat, créez un décor qui s’active sur un rayon de quelques mettre du lieu de l’événement.

N’oubliez pas aussi de rester en ligne pour réagir en temps réel à tous les commentaires, et y répondre au plus vite. Cette réactivité vous permettra d’éviter que de mauvais bruits courent sans qu’il y ait quelqu’un de l’équipe pour gérer la modération sur les réseaux sociaux.

Pour finir, après l’événement, pensez à partager les retours des participants, leurs témoignages et les photos. Proposez un résumé avec les temps forts et demandez aux internautes de donner leurs avis. Si vous organisez un autre événement dans les jours qui suivent, parlez-en, en précisant la date, le lieu et où réserver des entrées.

Et vous, quelles sont vos astuces pour promouvoir un événement sur internet ?

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